Verbeter je Team: Lessen trekken

Projecten lopen in overgrote meerderheid averij op: overschrijding van kosten, te late oplevering, verkeerde of defecte uitkomsten en vaak ook compleet stopzetten van dure projecten. We kennen allemaal verhalen van fout gelopen projecten. Voor projecten in de ICT-sector spreekt men al decennia lang over faalpercentages van 70 tot 90. In de bouw lijkt zowat elk project te lang te duren en de verhalen over fouten in de oplevering zijn soms hallucinant. Je zou verwachten dat met allerlei systemen voor kwaliteitsverbetering, met hogere opleidingsgraad en regelmatige projectevaluatie de slaagpercentages zouden stijgen. Blijkbaar slagen we er niet in om de juiste dingen te leren uit het verleden. Hoe kan je met je team beter lessen trekken uit de ervaringen?

Wie zout heeft, vindt zeker slakken

Staat niet in mijn jobomschrijving Eén van de oorzaken van “fouten” is de “not my job” gedachte. In een goed functionerend team zal dit uiterst zelden voorkomen.

Bij het terugkijken op projecten, speurt men naar wat er fout gegaan is. Wat is de definitie van “fout zijn”? Vaak is “fout” verbonden met verwachtingen en veronderstellingen: iedereen verwacht nu eenmaal dat er telefoonlijnen in het nieuwe politiegebouw zullen zijn en veronderstelt dat de “verantwoordelijke Iemand” die lijnen ingepland heeft (zie voor meer achtergrond: De kracht van Equicircles). Zelfs zogeheten vergissingen zijn in wezen gebaseerd op veronderstellingen: “dat zal wel zo bedoeld zijn”, “ze zullen wel weten waar ze mee bezig zijn” en de beste (of ergste) : “Dat is mijn job niet”.

Na het ontdekken van een “fout” worden oorzaken gezocht. “Hoe heeft dit kunnen gebeuren?” Heel wat aandacht en energie gaat in het vaststellen van oorzaken en het beschrijven van allerlei gebeurtenissen die tot de fout geleid hebben. Veel aandacht, veel energie naar iets laten stromen wat je niet wil: een recept voor herhaling.

Is dit een pleidooi om fouten maar niet verder te onderzoeken? Als je dit artikel al als een pleidooi ziet, dan is het er één om de juiste lessen te trekken. Fouten zijn gebeurtenissen en worden best zo behandeld. De oorzaak is de uitkomst van een systeem waarin je kan ingrijpen om de uitkomst te veranderen. Toegepast op het platgereden en overschilderde knaagdier: grijp in op het systeem dat eigenaarschap genereert, als je wenst dat de markeringsschilders naast ratten, ook alle andere “obstakels” opruimen alvorens te schilderen.

 Zie welke systemen wel goed werkten

Om niet verblind te worden door negatieve gebeurtenissen kan je met je team eerst kijken naar de systemen die wel goed werkten. In je project heb je activiteiten ingebouwd om fouten te voorkomen en om risico’s te beperken. Begin met vast te stellen dat die activiteiten en tools vruchten afgeworpen hebben. Het is veel makkelijker om systemen te zien als je focust op wat we meestal als vanzelfsprekend zien. Projecten gaan niet vanzelf goed. Zaken die uitpakken zoals voorzien zijn het gevolg van een reeks acties die tot een resultaat leiden. Besteed minstens evenveel tijd en inspanning aan het bepalen wat er tot een positief resultaat leidt dan aan wat er niet goed ging. Op die manier leg je een basis voor het herhalen van wat wel werkt.

 door de juiste lessen te trekken.